Regie-organisaties

Krachtig sturen met regie

Meer doen met steeds minder mensen

Publieke en private organisaties moet afslanken, efficiënter werken en bezuinigen. De afslanking van het ambtenarenapparaat en een efficiëntere overheid staan bijvoorbeeld al jarenlang hoog op de politieke agenda. Tegelijkertijd maken organisaties een versnelling mee op het gebied van ICT. Het belang van ICT is bij bijna alle organisaties sterk toegenomen, zeer waarschijnlijk ook bij u. Kortom: het dilemma van de ICT-organisaties is dat zij moeten opereren in een veld waar de eisen worden verhoogd, de productie toeneemt, de te beheren hoeveelheid gegevens, programmatuur en apparatuur sterk groeit én de hoeveelheid mensen afneemt!

De kracht van een goede regie-organisatie

In de komende jaar heeft u de keuze: wacht u af of neemt u initiatief? U kunt de ontwikkelingen over u heen laten komen of proactief aanpakken en gebruiken om uw organisatie op de toekomst voor te bereiden. Regie-organisaties worden gezien als het middel om het belang voor een goede en hoogwaardige informatievoorziening veilig te stellen, verarming van kwaliteit door het steeds schrappen van functies te vervangen door een krachtige kwaliteitsimpuls en greep te krijgen op het spel tussen vraag en aanbod. Goede regievoering stelt specifieke eisen aan de organisatie, bedrijfsvoering en de bemensing. De kracht van een goede regie-organisatie zit in een goede behartiging van de belangen van de directie en de interne organisatie.

• Klantgerichtheid
  De regie-organisatie kent een krachtige klantoriëntatie. Dat is wenselijk en nodig om te komen tot goede afstemming tussen organisatie en leveranciers.
• Verzakelijking
  De regie-organisatie richt zich op het scheiden van regie en uitvoering, waarbij onderling afspraken worden gemaakt in tijd, geld en kwaliteit. Op deze manier kunnen verbeteringen worden doorgevoerd en de relatie tussen de klant en leveranciers worden geprofessionaliseerd.
• Flexibiliteit/meebewegen met de vraag
  De scheiding tussen regie en uitvoering betekent dat er snel ingegaan kan worden op een nieuwe vraag van de organisatie. Zowel kaderstelling op kwaliteitsgebied als contractering zijn bij de regie-organisatie ondergebracht. Het bijschakelen van extra capaciteit onder strikte kwaliteitsvoorwaarden gaat hierdoor relatief simpel.
• Slankere organisatie
  De kern van de regieorganisatie moet altijd bestaan uit eigen mensen. Voor de uitvoering kan gebruik gemaakt worden van samenwerkingsverbanden, shared services en inkoop van diensten. Continuïteit, klantgerichtheid en prijs-prestatie staan hier voorop of dit nu door een interne of externe leverancier wordt gegarandeerd.

Professionaliseren door regie

De toenemende populariteit van regie-organisaties heeft geleid tot verdere professionalisering van regievoering. Regievoering is inmiddels een specialisme geworden. Steeds meer organisaties beseffen dit en hebben plannen om de regiefunctie professioneel in te richten.

De regie-organisatie bestaat uit drie onderdelen:

• Klantservices
  Is het gezicht richting de interne klant. Zij bouwen aan de relatie, geven advies en richten zich op het vaststellen van de behoefte van de organisatie.
• Integraliteit
  Bewaakt dat de uitvoering een stevig bouwwerk wordt van oplossingen die uitstekend op elkaar zijn afgestemd. Het is noodzakelijk om voor de verschillende geleverde diensten te kijken naar de integraliteit en mogelijke relaties.
• Leveranciersturing
  Is het gezicht richting de leveranciers. Zij organiseren het selectieproces van leveranciers, vertalen de behoefte van de organisatie naar de producten-diensten-catalogus en bewaken het gewenste kwaliteitsniveau van de leveranciers.

De afgelopen jaren heeft Berenschot een belangrijke bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van het regiedenken. Onze modellen en aanpak hebben inmiddels hun praktische waarde bewezen. Wij zijn in staat ook uw organisatie het sturingsinstrument van krachtige regie in handen te geven.

De unieke combinatie van Berenschot

Van dienstverlener naar regisseur is een grote stap. Het is zeer belangrijk om zuivere zakelijke overwegingen samen te laten gaan met een mensgerichte veranderaanpak en een open, eerlijke en tijdige communicatie. Deze aanpak leidt niet alleen tot een soepeler proces en waardering van de medewerkers, het maakt ook dat de kritiek wordt omgevormd tot raad en advies en daarmee tot betere resultaten. Technocratische “spreadsheet”-benaderingen lijken in eerste instantie aantrekkelijk, maar leiden per definitie tot een traag en stroperig proces en ontevredenheid bij medewerkers. Berenschot weet de zakelijke besluiten te bereiken door oog te hebben voor alle belanghebbenden en daardoor weerstand te minimaliseren. Dat betekent een soepele overgang van dienstverlener naar regisseur.

Cent van den Berg

Voorzitten OR van de provincie Noord-Brabant

“Vanaf het begin zijn de OR en het personeel uitstekend aangehaakt bij de plannen om de ICT-organisatie te transformeren naar een regie-organisatie met uitvoerende clusters. Berenschot weet de zakelijke besluiten te bereiken door oog te hebben voor alle belanghebbenden en daardoor weerstand te minimaliseren. Een zorgvuldig en kwalitatief hoogwaardig proces dat wordt gekenmerkt door open, eerlijke en tijdige communicatie heeft geresulteerd in een positief advies van de OR, waardering van het personeel en soepele besluitvorming. Het proces van planvorming tot uiteindelijk advies van de OR is binnen de provincie Noord-Brabant de afgelopen jaren niet zo positief en zorgvuldig verlopen”.